Saat ini Standar Operasional Prosedur UMKM telah menjadi kebutuhan dan kehadirannya akan menjaga standar layanan yang ada. SOP ini akan memberikan petunjuk yang jelas dan efektif untuk seluruh bagian terutama dibagian penjualan.
Hal ini menjadi sangat penting dan krusial mengingat pengalaman pelanggan akan ditemukan dalam proses ini. Meski memiliki produk yang bagus tapi bila standar layanan kurang optimal akan berdampak negatif.
SOP membantu memastikan semua kegiatan berjalan optimal. Khususnya di bagian penjualan akan menjaga afar proses tetap lancar, efisien, dan konsisten.
Langkah Membuat Standar Operasional Prosedur UMKM
Sejatinya UMKM tak ubahnya seperti perusahaan pada umumnya, hanya saja dalam bentuk mini atau lite. Artinya bila ingin bersaing tentu juga harus menyiapkan aturan layaknya perusahaan mapan dan besar.
Anda bila memiliki usaha atau yang lebih dikenal dengan UMKM ada baiknya segera membuat SOP, khususnya untuk bagian penjualan. Artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis untuk membuat SOP penjualan yang efektif bagi UMKM.
1. Tentukan Tujuan SOP Penjualan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP tentu saja menentukan tujuan utama. Terlihat sederhana dan mudah karena ada didepan mata. Namun faktanya menentukan tujuan tidak semudah itu karena berkaitan erat dengan tujuan jangka panjang.
Secara umum tujuan SOP penjualan dibuat dengan alasan:
- Meningkatkan efisiensi proses penjualan.
- Menjamin konsistensi pelayanan kepada pelanggan.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Memudahkan pelatihan karyawan baru.
2. Identifikasi Proses Penjualan
Apabila langkah pertama sudah diselesaikan maka saatnya lanjut ke langkah kedua. kali ini Anda harus mampu melakukan identifikasi seluruh proses penjualan yang ada.
Pada tahap ini Anda harus bisa menggambarkan secara detail setiap proses yang ada. Setidaknya harus mencakup:
- Penerimaan pesanan.
- Pengolahan pesanan.
- Pengiriman barang/jasa.
- Penagihan pembayaran.
- Layanan purna jual.
3. Analisis dan Dokumentasikan Setiap Langkah
Apabila proses identifikasi telah selesai dilakukan maka saatnya lakukan analisis setiap langkah dengan detail. Dalam tahap ini harus ada dokumentasi yang kemudian menjadi data primer untuk dianalisis.
Sebagai contoh proses analisis yang bisa dilakukan antara lain:
- Penerimaan Pesanan: Perhatikan dengan seksama bagaimana pesanan / order / pembelian diterima (semisal via telepon, sosial media, email, website), siapa yang bertanggung jawab dan bagaimana pesanan dicatat.
- Pengolahan Pesanan: Jelaskan dengan baik proses pengecekan ketersediaan barang, konfirmasi pesanan, dan persiapan pengiriman.
- Pengiriman Barang/Jasa: Tak kalah penting tentukan metode pengiriman yang paling tepat, waktu pengiriman, dan pihak yang bertanggung jawab.
- Penagihan Pembayaran: Jelaskan prosedur pembuatan faktur, tenggat waktu pembayaran, dan penanganan pembayaran terlambat.
- Layanan Purna Jual: Ada baiknya berikan layanan purna jual untuk mengetahui proses penanganan keluhan pelanggan, garansi, dan pengembalian barang bila memang harus dilakukan.
4. Tentukan Standar dan Kriteria
Tentukan standar dan kriteria yang harus dipenuhi dalam setiap tahap penjualan. Mulai dari waktu maksimal untuk memproses pesanan, standar kualitas layanan pelanggan hingga prosedur penanganan keluhan.
Semakin banyak standar dan kriteria ditentukan tentu akan semakin baik. Namun yang menjadi tantangan berikutnya apakah standar dan kriteria tersebut mampu terjawab dengan adanya SOP tersebut.
5. Buat Dokumen SOP yang Jelas dan Mudah Dipahami
SOP hendaknya jelas dan mudah dipahami. Jangan menggunakan bahasa yang multi tafsir karena akan membingungkan bagian penjualan.
Pilih bahasa yang sederhana dan lugas untuk membantu pemahaman masing-masing pihak sama. Pastikan setiap langkah dijelaskan dengan rinci, termasuk siapa yang bertanggung jawab dan bagaimana tugas tersebut harus diselesaikan.
6. Latih Karyawan
Sebelum benar-benar diterapkan ada baiknya lakukan sosialisasi dan latih karyawan untuk bekerja sesuai dengan SOP. Saat memberi pelatihan jangan ragu untuk menanyakan kembali apakah tim paham apa yang harus dilakukan.
Jangan sampai asal-asalan dan kemudian yang ada SOP dijalankan tidak sebagaimana mestinya. Bila perlu lakukan roleplay untuk memastikan SOP berjalan dengan baik.
7. Evaluasi dan Perbarui SOP Secara Berkala
SOP bukanlah sebuah aturan atau dokumen yang sifatnya statis. Oleh karenanya produk ini harus senantiasa diperbarui seiring perkembangan zaman agar SOP tetap relevan dan efektif.
Jangan lupa minta masukan dari karyawan dan pelanggan untuk identifikasi area atau bagian yang perlu diperbarui. Semua itu untuk memberi layanan terbaik bagi pelanggan dan menjadikan mereka pihak-pihak yang loyal kepada kita.
Membuat Standar Operasional Prosedur UMKM yang efektif membutuhkan waktu, tenaga dan pemikiran. Namun perlu diketahui bahwa manfaat SOP sangat besar. Adanya SOP yang jelas, UMKM dapat meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan kepuasan pelanggan.
Apabila Anda merasakan kesulitan dalam menyusun SOP maka bisa diserahkan kepada mereka yang ahli. Salah satu pihak yang akrab dalam menjalankan dan membuat SOP bisa klik di sini.
